2. Gasto por servicios ocasionales de personas.
3. Consecuencias financieras y fiscales.
En el caso hay que tomar en cuenta a dos entidades: el fisco y la Caja del Seguro social.
Si el viatico es fijo -sin liquidación-, la Caja lo considera salario. Por tanto debe de pagar las cargas sociales. La emprea lo tiene que declarar en sus planillas como salario, si lo hace, el fisco acepta el gasto como salario. El Fisco no acepta como gasto salarios que no se hayan declarado en planillas ante la Caja del Seguro Social.
El concepto de viaticos, es un reconocimiento por gastos de viaje, cuando los empleados se trasladan a otras localidades para realizar sus funciones e incurren en gastos como alimentos, hospedaje, traslado.
Para todos esos gastos pueden pedir factura electrónica -NUNCA TIQUETES ELECTRONICOS-, ese es el principio que aplican las autoridades fiscales, si no se adjuntan estas facturas electrónicas el gasto no es aceptado, ya que lo interpretan como salarios disfrazados como gasto por viaticos.
Si el funcionario no entrega facturas electrónicas, la obligación de la empresa para estar a derecho es realizar la retención que establece la Caja del Seguro y reportarlos en planilla como salarios.
Esto no aplica en los gastos de viaje en el extranjero, en este caso se elabora una liquidación de viaticos fechada y consecutiva, con el detalle de todos los gastos y los comprobantes recibidos en el extranjero.
Otra forma de pagar los gastos de viaje, es que los empleados soliciten las facturas electrónicas a nombre de la empresa y que se les pague contra la liquidación de dichos gastos.
Se puede realizar anticipos para esos gastos, se emite un recibo que firma el empleado y luego hace la liquidación respectiva, si al final los gastos fueron menores que el anticipo, deposita el excedente en cuentas de la empresa, si hizo falta fondos para cubrir el total de los gastos, se le paga lo adeudado
Otra opción es que el empleado entregue una factura electrónica a la empresa emitida por su persona, reconociendo el ingreso para el pago de sus gastos de viaje. En este caso, el empleado tiene que declarar el ingreso recibido y a su vez registrar los gastos en su contabilidad personal.
2. Gastos por servicios ocasionales de personas.
Antes del sistema de facturación electrónica -FE- las empresas cancelaban gastos con recibos, guardas nocturnos, mensajeros y otros. El Fisco, no acepta gastos si no van respaldados por una FE, excepto los tradicionales emitidos por entidades públicas, bancos y similares.
La selección de proveedores legalmente establecidos es responsabilidad de las empresas.
3. Consecuencias financieras y fiscales.
3.1 La administración de una empresa es responsable tanto los hechos cuantificables realizados, como de los que pueden suceder. Conocidos como exposiciones al riesgo por contingencias. La contingencia consiste en una posible revisión de los comprobantes de gastos realizada por la autoridad fiscal o por la Caja del Seguro, ambas entidades generalmente coinciden en la revisión de las empresas, cuando alguna de ellas ha encontrado irregularidades que pueden ser de utilidad para la otra entidad.
3.2 En las revisiones, los auditores suman los comprobantes legales y con base en ello elaboran la declaración del impuesto de renta corregido, y ponen al cobro la diferencia que no se pagó, incluyendo intereses y otros cargos.
3.3 Una forma de evitar el riesgo, es registrar las facturas no autorizadas como gastos no deducibles. En ese caso la empresa tiene que pagar 5%, 10%, 20% o 30% sobre el valor de la misma como Impuesto Sobre la Renta -de acuerdo a la tarifa que aplique-. El pago por impuestos es mayor al que se habría pagado de contar con facturas autorizadas como respaldo de los gastos.
3.4 No es apropiado que las empresas comprometan sus ingresos futuros incurriendo en faltas innecesarias. El principio que rige para la administración es el de legalidad.