Libros o Registros Auxiliares en la Contabilidad y Empresas.

Cuenta de Mayor y Auxiliar. Las cuentas de Mayor, son las que generalmente aparecen en un Balance de Situación y Estado de Resultados. Ejemplos:

Efectivo, Caja y Bancos

Cuentas por Cobrar

Inventarios

Ventas

Gastos de Administración

Cuando su contador le dice: "Hay $20,000 en cuentas por cobrar" usted puede pensar, si su capital de trabajo le alcanza para mantener ese saldo, o si debe de proceder agilizar la recuperación de las mismas. En este caso conversamos sobre una cuenta de mayor, las cuentas por cobrar.

Si su contador le da la lista de sus cuentas por cobrar, usted puede darse cuenta que hay un cliente al que le hizo una venta hace 3 meses y que aún no le ha pagado, también puede detectar que tiene otro cliente que ha acumulado varias facturas y que no le ha cancelado. En este caso, estamos conversando sobre el "auxiliar" o detalle, de las cuentas por cobrar. Puede detectar, que hay ventas que se facturaron y que no se han cobrado.

Si no se revisan los registros o libros auxiliares, no se puede comprobar que el saldo de una cuenta de mayor sea el correcto. Qué significa que la cuenta de mayor tenga un saldo de $50,000 y que la suma del auxiliar totalice $40,000 ? Significa que hay un error, y este se detecta al rastrear desde la facturación hasta la recuperación, y cada movimiento que se haya registrado en el auxiliar y en la cuenta mayor.

Se cobra al cliente_1 $1,000, al cliente_2 $2,000 y al cliente_3 $500. Cada uno de esos montos de debe de registrar en el auxiliar de cada cliente para conocer los saldos pendientes de cada uno, y el total se debe registrar en la cuenta de mayor $3,500

Es parte de lo que se verifica cuando se audita el registro de auxililares y mayor, que la suma de los montos en los registros auxiliares sea igual a los montos anotados en la cuenta de mayor. Ese control se debe aplicar en todas las cuentas utilizadas en la contabilidad. En la cuenta de mayor se registra totales, en los auxiliares su detalle.

Cuando se registran las ventas a crédito, se debe comprobar que el total de ventas es igual a la suma de todas las sumas registradas por cobrar a los clientes a los que se les han realizado las ventas. De igual forma se debe controlar las ventas de contado, que coincidan con el total de los depósitos y transferencias por dicho concepto. Si hay remesas, se debe separar lo corrrespondiente a ventas diarias y las recuperaciones de cuentas por cobrar, el detalle del registro auxiliar debe controlar estos valores.

El control de un inventario comprende su detalle al nivel que lo establezca el sistema de costos -si lo hay y es necesario-. Los detalles asignados a los registros auxiliares -procesos, ordenes de producción- deben ser matemáticamente iguales a los montos registrados en las cuentas de mayor, inventario de materia prima, inventario de producción en proceso e inventario de producto terminado.

Los inventarios y su costo, por la cantidad de elementos, factores de costos directos e indirectos y procesos o etapas que el analista financiero necesite, es satisfecho por nuestros sistemas de automatización de procesos. En este rubro aplica la inteligencia de negocios, la perspectiva administrativa y financiera multidimensional. Los inventarios pueden expandirse en más de dos dimensiones cuantitativas. Si tiene un caso de estos, le esperamos para conversar del asunto.

El control de inventarios o existencias trata de prevenir problemas tales como perder ventas por falta de productos, faltantes físicos -diferencias con el auxiliar-, inventarios obsoletos, manejo inapropiado de los activos. Parte del control es la verificación de existencias, esta labor debe ser realizada por personal independiente al operativo.

El control en los registros auxiliares cobra importancia cuando las empresas crecen, al aumentar las cantidades y movimientos de productos en bodega se aumenta la probabilidad de la ocurrencia de errores, y de que los mismos no puedan ser detectados por los sistemas de control interno y administrativo.

Los registros auxiliares son de utilidad para la administración y para rendir cuentas al fisco.

Los registros auxiliares aumentan su confiabilidad y utilidad cuando sus resultados se usan para controlar movimientos en otras cuentas de mayor y sus valores son comparados con cifras de otras fuentes:

El riesgo fiscal crece, y una de sus herramientas es la ausencia de control adecuado en las empresas, la Autoridad Fiscal puede aplicar rentas presuntivas, cuando la información no es completa y suficiente. Actualmente le dan un plazo muy corto para que entregue una amplia lista de documentos que "necesitan" para realizar sus auditorías, en la misma le detallan las multas a que se puede hacer acreedor en el caso de no hacer su presentación en tiempo. Si no se entrega en tiempo, se facilita la oportunidad para que justifiquen sus hipótesis fiscales, las cuales se basan en el éxito económico de todos los contribuyentes y de la economía en general.

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