Las planillas tienen que cumplir con normas de control administrativo e interno. El control administrativo puede tener metas relacionadas con el control de costos departamentales o de producción, las planillas comprenden el costo de mano de obra y pueden ser utilizados para determinar precios o tomar decisiones administrativas. El control interno debe garantizar la exactitud del registro contable, la propiedad y legalidad del gasto.

Los salarios reportados a la CCSS son deducibles del Impuesto a las Utilidades -anterior ISR – Cualquier pago por concepto de ese servicio, es deducible o se puede restar a los ingresos, si ha sido reportado a la CCSS o si se encuentra sustentado por una factura electrónica, en este caso se convierte en la compra y pago de un servicio.

Ley del Impuesto a las Utilidades -anterior ISR-
ARTICULO 9º.- Gastos no deducibles.
[…..]
h) No son deducibles de la renta bruta:
1º.- Las remuneraciones no sometidas al régimen de cotización de la Caja Costarricense de Seguro Social.

En el Reglamento del Seguro de Salud, emitido por la CCSS se establece:
«Artículo 7º. De la obligatoriedad. La afiliación al Seguro de Salud es obligatoria para todos los trabajadores asalariados, los trabajadores independientes y para los pensionados de los regímenes nacionales de pensión, en el territorio nacional, sin perjuicio de lo que dispone el artículo Nº 4 de la Ley Constitutiva de la Caja.»

Ante esta normativa, los contribuyentes se encuentran ante la necesidad de contar con el control interno apropiado que les garantice, que los montos pagados por planillas sean correctos y exactos.

¿Qué es lo que se debe reportar en planillas? En las respuestas a preguntas frecuentes, la CCSS detalla:

«¿Cuál es el monto del salario que debe reportar un patrono? / General

Todo patrono debe reportar en planilla cualquier pago que haya hecho al trabajador durante el mes, independientemente de la forma de pago que dicho patrono haya pactado con sus empleados, ya sea mensual, bisemanal o semanal.»

Todo pago, incluye vacaciones, horas ordinarias, extras, bonificaciones, premios, cualquier retribución por la labor realizada, incluyendo el salario en especie.

Los viáticos no constituyen salario, siempre que no sean fijos y que cuenten con sus comprobantes legales correspondientes.

Si el patrono decide cancelar con sus fondos la retención que se debe hacer al trabajador, el salario nominal cambia, se debe sumar al salario el beneficio del pago de esta retención con fondos del patrono. El monto retenido, es obligatorio para el asalariado.

La planilla se puede controlar utilizando una hoja de trabajo, en la cual se puede incluir como base las siguientes columnas con respecto al salario nominal y salario neto por pagar:

Columnas de salario. Después de las columnas para incluir los datos de los trabajadores, se anotan las columnas correspondientes a la retribución por el trabajo realizado, componentes del salario a reportar y cancelar:
Salario fijo -semanal, quincenal, bisemanal, mensual-
Salario – horas extras 1.5 y 2 -puede ser en dos columnas
Vacaciones -cuando se trabajan, se paga salario + vacaciones.
Bonificaciones y premios
Comisiones
Cualquier otra retribución otorgada
Columna del total de salario a pagar – el total de esta columna es el que se registra como gasto por salario- y es sobre el que se calcula la retención del trabajador y las cargas sociales patronales por pagar a la CCSS. En contabilidad de costos, el total de esta columna se registra en la cuenta «Planillas por Distribuir»; para este propósito, al final de la planilla se añade dos columnas: Planilla -costos indirectos y Planilla -costos directos. Los contadores de costos, pueden utilizar esta columna final y descomponerla para sus propósitos, identificando cada trabajador en el proceso en el que participa, eso queda para otro instructivo.
Si la planilla corresponde al sector público, incluye columnas para los beneficios adicionales que ellos cobran, anualidades, aguinaldo escolar, varios tipos de riesgos del trabajo y otros. Estos beneficios no son iguales en todas las entidades públicas, responden a su especialidad.

Columnas de deducciones al salario:
Retención CCSS correspondiente al trabajador -en 2020 10.5%-
Pensión alimenticia
Embargo salarial
Anticipos de salario
Cuotas por Préstamos a los trabajadores
Cuotas sindicales
Otras deducciones legales y/o pactadas
Columna de total de salario neto por pagar al trabajador – Este total, es el que se registra en la cuenta «Planillas por pagar»

La cuenta de Planillas por Pagar debe contener, el monto por pagar registrado en el asiento de diario de planillas y los débitos por los pagos realizados con efectivo, transferencias o giros a los trabajadores. Los montos deben ser controlados, el saldo de esta cuenta debe ser el monto exacto de la última planilla registrada que no haya sido cancelada o parte de ella, ya que el registro del monto por pagar generalmente es mensual y los pagos pueden ser realizado de varias formas, semanal, quincenal, bisemanal, mensual. Si hay diferencias en esos montos, el contribuyente debe buscar esas diferencias y registrarlas apropiadamente, pueden constituir montos no reportados a la CCSS y por tanto no deducibles del ISR -actual IU-. Si los salarios se pagan puntualmente, el saldo de esta cuenta debe ser cero.

En el asiento de diario -AD- del registro de planillas, se debe detallar:
Débitos -Cuentas de Resultados-:
Gasto por salarios
Gasto por aguinaldos
Gasto por cargas sociales patronales
Créditos -Cuentas de Balance-:
Retención CCSS sobre salarios
Retención ISR sobre salarios
Aguinaldos por pagar
Cargas sociales por pagar CCSS
Planillas por pagar
No es lo mismo la retención sobre salarios, que las cargas sociales patronales por pagar, pero se pueden registrar en una sola cuenta, lo correcto es separar y controlar ambos rubros.

Aguinaldos por pagar. Esta cuenta se incrementa al haber con cada planilla. Cuando un empleado cesa sus funciones, en su liquidación se debe detallar:
Salario
Vacaciones
Aguinaldo
Preaviso -si procede-
Cesantía -si procede-
El valor del aguinaldo es la doceava parte del salario registrado. El monto que se cancela por aguinaldo, debe ser debitado de la cuenta de «Aguinaldos por pagar». Cuando el contribuyente cancela el aguinaldo en diciembre, ese monto también debe ser debitado de la cuenta.
Si se paga aguinaldo en exceso, se debe debitar ese monto de la cuenta de gasto por aguinaldo, no puede ser debitada de «Aguinaldos por pagar», ya que constituyen un exceso sobre la deuda registrada.

La cuenta de «Planillas por pagar», es acreditada por el AD de planillas, por el valor neto que se va a cancelar a los trabajadores. Si se hace transferencias a los empleados o se paga en efectivo, esos montos deben registrarse como débitos a «Planillas por pagar», de esa forma se cancela el pasivo. Si no se paga un salario, se debe reversar el gasto, o registrar un ingreso por ese monto. Si se mantiene un monto deudor durante meses en esta cuenta, debe ser analizado y revisar la documentación, puede constituir un salario no reportado a la CCSS o no incluido en planillas.

Embargo salarial y Pensión alimenticia. Las pensiones

Los pagos a la CCSS se deben registrar en la cuenta de «Cargas Sociales por pagar CCSS» y la parte del trabajador en las «Retenciones s/salarios CCSS por pagar», si todo se registra en una sola cuenta de «Cargas sociales por pagar CCSS» el monto pagado se debita en esta cuenta. En los pagos a la CCSS se debe poner atención a los gastos adicionales, que constituyen un gasto generalmente, «Gasto por cargos cobrados CCSS», planillas adicionales e intereses por pagos fuera del plazo establecido. No se puede enviar el monto bruto que se paga, siempre hay que verificar el monto registrado y debitar ese monto con exactitud, cualquier diferencia generalmente es un gasto adicional y se debe registrar apropiadamente.

Las vacaciones constituyen un gasto que debe ser reportado a la CCSS, si se hace un pago adicional como compensación por ese derecho -bajo situaciones especiales-, ese pago adicional se debe reportar en la planilla correspondiente en su columna y por tanto, se le debe realizar la retención por la carga social correspondiente al trabajador, si no se reporta, no se puede registrar como gasto deducible del impuesto a las utilidades.

Los documentos emitidos por la CCSS que debe mantener en sus archivos el contribuyente, es el detalle de la planilla, el que contiene la lista de trabajadores y los salarios pagados y el recibo que detalla la deuda, la correspondiente a la CCSS y el total -que incluye otras instituciones-. El comprobante del pago, la transferencia -es comprobante para el registro de interés y otros cargos-.

Si ingresa un nuevo empleado o hay un cambio en el monto que se va a cancelar por salario, se debe modificar la planilla que posiblemente se hizo por anticipado. La obligación es reportar a los nuevos trabajadores con el salario que hayan recibido por los días que ha laborado en el mes reportado.