Viaticos y servicios de personas.

1. Gastos por viaticos.

2. Gastos por servicios ocasionales de personas.

3. Consecuencias financieras y fiscales.

1. Gastos por viaticos:

En el caso intervienen dos entidades: el fisco y la Caja del Seguro.

Si el viatico es fijo -sin liquidación-, la Caja lo considera salario. Por tanto debe de pagar las cargas sociales. La emprea lo tiene que declarar en sus planillas como salario, de esta forma el fisco acepta el gasto como salario. No aceptan como gasto salarios que no se hayan declarado a la Caja del Seguro.

El concepto de viaticos, es un reconocimiento por gastos de viaje, cuando los empleados se trasladan a otras localidades e incurren en gastos como alimentos, hospedaje, traslado.

Para todos esos gastos pueden pedir facturas legales, ese es el principio que aplican las autoridades fiscales, si no se adjuntan estas facturas el gasto no es aceptado, ya que se trata de salarios disfrazados como gastos por viaticos.

Si no entregan facturas la obligación de la empresa para estar a derecho es realizarles la retención que establece la Caja del Seguro y reportarlos como salarios.

Lo más apropiado es que los empleados entreguen las facturas de gastos y que la empresa se los pague, adjuntando al grupo de facturas el recibo de la entrega de dinero con la que se cancela al empleado los viaticos pagados.

También se puede hacer un anticipo para esos gastos, se emite un recibo que firma el empleado y luego hace la liquidación respectiva, devuelve o cobra alguna diferencia, si es el caso.

Otra opción es que el empleado entregue una factura autorizada o legal, reconociendo el ingreso para el pago de sus gastos de viaje. Para esto el empleado se tiene que registrar en el MH, las empresas clientes nos pueden solicitar las instrucciones y detalles para este registro.

2. Gastos por servicios ocasionales de personas.

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No es un ingreso "ocasional" si la persona vive del cobro de sus servicios, sin importar que los mismos sean de naturaleza variada o esporádica. Es su forma de trabajar y debe de estar registrado legalmente para operar de esa forma.

Es obligación de todos los ciudadanos, estar registrados como contribuyentes de impuestos, ya sea como trabajadores dependientes o independientes.

La selección de proveedores legalmente establecidos es responsabilidad de las empresas.

3. Consecuencias financieras y fiscales.

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3.1 La administración de una empresa es responsable tanto los hechos cuantificlables realizados, como de los que pueden suceder. Conocidos como riesgos o exposiciones por contingencias. La contingencia consiste en una posible revisión de los comprobantes de gastos realizada por la autoridad fiscal o por la Caja del Seguro, ambas entidades generalmente coinciden en la revisión de las empresas, cuando alguna de ellas ha encontrado irregularidades que pueden ser de utilidad para la otra entidad.

3.2 En las revisiones, los auditores suman los comprobantes legales y con base en ello elaboran la declaración del impuesto de renta corregido, y ponen al cobro la diferencia que no se pagó, incluyendo intereses y otros cargos.

3.3 Una forma de evitar el riesgo, es registrar las facturas no autorizadas como gastos no deducibles. En ese caso la empresa tiene que pagar 10%, 20% o 30% sobre el valor de la misma como Impuesto Sobre la Renta -de acuerdo a la tarifa que aplique-. El pago por impuestos es mayor al que se habría pagado de contar con facturas autorizadas como respaldo de los gastos.

3.4 No es apropiado que las empresas comprometan sus ingresos futuros incurriendo en faltas innecesarias. El principio que rige para la administración es el de legalidad.

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