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Libros o Registros Auxiliares en la Contabilidad y Empresas.

Cuenta de Mayor y Auxiliar. Las cuentas de Mayor, son las que generalmente aparecen en un Balance de Situación y Estado de Resultados. Ejemplos:

Efectivo, Caja y Bancos

Cuentas por Cobrar

Inventarios

Ventas

Gastos de Administración

Cuando su contador le dice: "Hay $20,000 en cuentas por cobrar" usted puede pensar, si su capital de trabajo le alcanza para mantener ese saldo, o si debe de proceder agilizar la recuperación de las mismas. En este caso conversamos sobre una cuenta de mayor, las cuentas por cobrar.

Si su contador le da la lista de sus cuentas por cobrar, usted puede darse cuenta que hay un cliente al que le hizo una venta hace 3 meses y que aún no le ha pagado, también puede detectar que tiene otro cliente que ha acumulado varias facturas y que no le ha cancelado. En este caso, estamos conversando del "auxiliar" o detalle, de las cuentas por cobrar.

Puede detectar, que hay ventas que se facturaron y que no se han cobrado.

Si no se revisan los registros o libros auxiliares, no se puede comprobar que el saldo de una cuenta de mayor sea el correcto. Qué significa que la cuenta de mayor tenga un saldo de $50,000 y que la suma del auxiliar totalice $40,000 ? Significa que hay un error, y este se detecta al rastrear desde la facturación hasta la recuperación, y cada movimiento.

Ej. se cobra a cliente_1 $1,000, al cliente_2 $2,000 y al cliente_3 $500. Cada uno de esos montos de debe de registrar en el auxiliar de cada cliente para conocer los saldos pendientes de cada uno, y el total se debe registrar en la cuenta de mayor $3,500

Eso es parte de lo que se debe verificar cuando se audita o revisa el registro de auxililares y mayor, que la suma de los montos registrados en los registros auxiliares sea igual al monto registrado en la cuenta de mayor. Así se debe controlar todas las cuentas utilizadas en la contabilidad.

Cuando se registran las ventas a crédito, se debe comprobar que el total de ventas es igual a la suma de todas las sumas registradas por cobrar a los clientes a los que se les han realizado las ventas.

De qué sirve llevar una cuenta de control de un inventario, si no se conoce su detalle? Si no lleva ese control, se podrá encontrar ante problemas tales cmo perder ventas por no tener producto, pérdidas fantasma, inventarios obsoletos.

Los registros auxiliares cobran importancia cuando las empresas crecen, al crecer el capital de trabajo se aumenta la probabilidad destadística de la ocurrencia de errores, y de que los mismos no puedan ser detectados por el sistema de control interno y administrativo.

La administración determina los registros auxiliares que utilizará, tanto para controlar sus operaciones como para rendir cuentas al fisco.

El riesgo fiscal crece, y una de sus herramientas es la ausencia de control adecuado en las empresas, ellos pueden acudir a las rentas presuntivas, cuando la información no es completa y suficiente. Actualmente le dan un plazo muy corto para que entregue una amplia lista de documentos que "necesitan" para realizar sus auditorías, en la misma le detallan las multas a que se puede hacer acreedor en el caso de no hacer su presentación en tiempo. Si usted no entrega todo, les está proporcionando los justificantes para sustentar las medidas y conclusiones a las que lleguen con respecto a su situación fiscal (deudas potenciales).

Esperamos sus comentarios y consultas.

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