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Ingresos, ventas, facturación.

Los ingresos por ventas se deben de controlar apropiadamente para cumplir con los propósitos de la administración. Al panorama contable y fiscal se ha unido un esfuerzo por conservar y motivar a los clientes.

La información contable almacenada en bases de datos permite detectar cuando un cliente ha disminuido sus compras, o cuando a alcanzado un nivel en el cual la empresa le debe de prestar mayor atención y servicio.

Riesgo asociado con el proceso de facturación y recuperación de cuentas por cobrar:

a) Facturación inoportuna. Que no se facture a la brevedad, causando dificultad para realizar la compra por parte del cliente, mala atención. Se debe prestar atención a los instructivos para ejecutar una venta, al tiempo que el cliente potencial invierte en realizar la compra.

b) Que las facturas no ingresen al sistema, en el caso de ser elaboradas en forma independiente del mismo.

c) Falta de informes que permitan valorar la labor de mercadeo y eficiencia de ese departamento y los relacionados.

d) Ineficiencia en la recuperación de las cuentas por cobrar. Debe haber instructivos que detallen el proceso de recuperación, supervisión sobre las acciones que ejecuten los responsables de la función.

e) Fallas de control en el ingreso de las recuperaciones, mal uso de los recursos de la empresa.

f) Errores en el registro y declaraciones fiscales relacionadas con los ingresos por ventas.

Las empresas y negocios deben tomar medidas de control que disminuyan los riesgos descritos.

Con respecto al registro contable, la venta se debe registrar en facturas autorizadas, ya sean manuales, elaborradas por un sistema informático o digitales. Cada una con su leyenda de autorizado correspondiente.

El comprobante legal de la venta es la factura autorizada, las normas de control establecen que los fondos provenientes de las recuperaciones deben ser depositados en forma integra en cuentas bancarias de las empresas. No es apropiado el usar fondos en gastos en forma directa, para ellos se debe de cumplir los requisitos de egresos, revisión, aprobación, registro.

Control Interno.

El ciclo de recuperación une los ingresos bancarios con las cuentas por cobrar, o ventas diarias -dependiendo del tipo de negocio-.

La empresa debe de contar con:

a) Registro auxiliar de ventas, el cual puede ser un informe extraído de un sistema informático. Este debe de separar el IVA -cuando procede-, separar las ventas o ingresos gravados de los exentos. Totales para cada tipo de venta -gravada-exenta-.

Total por cobrar en cada factura, detalle de facturas por cliente y detalle de facturas pendientes de cobro con su control de antiguedad.

La recuperación de cada factura se debe enlazar con el registro auxiliar de bancos.

b) Registro auxiliar de bancos. El cual se puede separar en ingresos y egresos, los ingresos se deben clasificar por fuente: recuperación de cuentas por cobrar -enlazando las facturas canceladas-, interés, préstamos, y otros conceptos por los cuales la empresa realiza sus depósitos en las cuentas bancarias.

Si las recuperaciones se reciben por transferencia, debe haber identificación inmediata de las mismas con las facturas. No deben permanecer montos cobrados sin su apropiada identificación y enlace con las facturas recuperadas.

Los saldos diarios de ambos auxiliares deben coincidir: Montos iguales en

a) Depósitos bancarios por recuperaciones -transferencias recibidas- y

b) Total de facturas canceladas en el día.

De esta forma, el aumento en el efectivo en bancos es igual a la disminución en el saldo de las cuentas por cobrar -facturas-.

Este control, unido al análisis de antiguedad de facturas por cobrar tiene que ser suficiente para evitar el exceso del capital de trabajo invertido en el proceso de ventas y garantizar que todos los fondos sean depositados integramente en las cuentas de la empresa.

El informe tiene que ser revisado periódicamente y en forma mensual, comprobando la igualdad en las sumas detalladas.

Todos los subtotales de ingresos, deben de ser cruzados con los auxilares relacionados: préstamos, cuentas por pagar, interés y otros.

Estamos a su disposición para diseñar e implementar en su negocio o empresa los sistemas de control que le permitan lograr el nivel de eficiencia que apoye su actividad administrativa.

finanzas@alajuelacontadores.com

Tel:6144 4235

Enlaces:

El ciclo de egresos.