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Egresos y pagos - Planillas, anticipos sobre salarios.

Las planillas deben ser controladas en forma eficiente. Se debe pagar con exactitud lo que se ha contratado.

Para lograr el mejor control, se debe de relacionar la planilla con las labores realizadas, esto permite clasificar los gastos dentro de las actividades y proyectos que realiza la empresa.

Riesgo en los pagos por planillas:

a) Pagar labores duplicadas, que dos personas sean responsables de la misma función. Cuando clasifica las labores, se puede detectar estas situaciones. Favorece el uso adecuado de los recursos.

b) Pagar horas de trabajo inactivas. Los pagos rutinarios por horas extras y similares.

c) No realizar las retenciones exactas por impuestos al salario, o retenciones laborales que debe pagar el asalariado y que son responsabilidad de la empresa.

d) Si no se calculan las retenciones exactas se paga en exceso a los trabajadores.

e) No rebajar los anticipos de salario que se hayan pagado.

No es apropiado realizar anticipos a los empleados. El control tiene su costo y la empresa debe de utilizar el esfuerzo de sus colaboradores en las labores propias de la actividad -no en el control de anticipos.

Tampoco es bueno estimular a que los trabajadores gasten sus recursos en forma desordenada, no es apropiado contar con personal que no controla sus gastos, se ha demostrado que los trabajadores aprenden a vivir de los anticipos, lo cual no es apropiado, a las empresas no les sirve tener empleados con problemas de efectivo. No es correcto que un trabajador cobre por anticipado su salario, si se tiene que retirar de la empresa tendrá que cancelar sus préstamos.

Se han encontrado casos, en los que planilleros no rebajan los anticipos por consideración al trabajador.

Control interno en las planillas.

Se debe de montar una planilla con el detalle de cada trabajador, sus horas laboradas, control de horas extraordinarias y días feriados pagados y no pagados. Controlar que se rebajen los que no son pagados por Ley.

Cuando se realizan anticipos sobre salarios, estos se deben anotar con fecha y monto en la planilla, para verificar que se rebajen oportunamente.

No puede ser que una persona:

a) Informe sobre las horas corrientes y extras laboradas, esto lo debe hacer personal que no sea jefe directo de los trabajadores.

b) Revise y autorice el pago.

c) Lo realice -haga la transferencia o emisión de cheque-. El pago del personal que realiza egresos, debe ser autorizado por empleados independientes del trámite.

No es apropiado que se facilite el "amiguismo" y la labor entre familiares en una empresa.

El personal debe ser contratado de fuentes externas, no por recomendaciones internas, se pierde la objetividad de los trabajadores.

El jefe debe tener independiencia para despedir al empleado que no le responde de la forma que beneficia para la empresa y a las actividades bajo su responsabilidad.

Comprobantes de egresos.

Debe haber un comprobante de pago para cada trabajador, en el que se detallen las retenciones pagadas y los datos de lo pagado, horas laboradas y horas extras.

Estos comprobantes individuales tienen que ser iguales a los de la planilla de la empresa, reportada ante la Caja del Seguro Social, y al INS.

Las planillas de la CCSS se deben de imprimir con la hoja en posición horizontal, si se imprimen verticalmente las cifras no son legilbles. La CCSS proporciona dos comprobantes: la planilla con el detalle de trabajadores y con el total de salarios pagados durante un mes y el recibo de la Caja, en el que se muestra el total que debe de cancelar el patrono. Los dos son necesarios para el control y pago de las planillas.

Los montos que no se reportan a estas entidades, no son deducibles del Impuesto Sobre la Renta.

Todos los comprobantes se deben registrar y archivar en forma conjunta, la planilla debe adjuntar su detalle semanal, quincenal o mensual, junto con la planilla reportada a la Caja del Seguro Social, al INS, la planilla interna de la empresa y los pagos realizados, tanto salarios, retenciones y pagos por cuotas.

Servicios profesionales, comisiones, labores ocasionales.

Si se pagan labores ocasionales, se debe de cumplir con los reglamentos del ISR e IVA, que sean elaborados conforme lo establecen estas normas.

No se deben aceptar comprobantes no autorizados, y se deben de reportar en la formula 151 tal como lo indica la normativa vigente.

Antes de contratar cualquier obra o trabajo por contrato, comisiones o servicios profesionales se debe de preguntar si la persona se encuentra registrada y autorizada ante la DGTD.

Si no se encuentra registrada, no contará con las facturas legales necesarias como comprobante del gasto. Se puede consultar en línea si una persona cuenta con este registro.

Las comisiones y servicios profesionales deben ser reportados en la Declaración Informativa 151 -30 de noviembre de cada añ- a partir de ¢50,000 pagados en un mismo período fiscal -de octubre a septiembre del año siguiente- y deben de contar con su factura autorizada, no es deducible el gasto que no cuente con estos dos requisitos.

Artículo en contrucción.

finanzas@alajuelacontadores.com

Tel:6144 4235

Enlaces:

Planillas utilizando sistema.