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Egresos y pagos - Control interno y registro contable.

El efectivo en cuentas corrientes y depósitos bancarios es el activo más riesgoso en las empresas, tanto por agentes externos como internos.

Riesgo en los egresos de efectivo:

a) Pagos duplicados,

b) Mal uso de los fondos, desviación de los mismos.

c) Que la empresa incumpla con sus políticas de pago, que pague antes de los términos acordados, disminuyendo el efectivo disponible.

La adecuada segregación de funciones es básica, un empleado no puede ejecutar de principio a fin un ciclo completo de pago.

No puede ser que una persona:

a) Ordene hacer un pago

b) Lo revise y autorice

c) Lo realice -haga la transferencia o emisión de cheque-.

Para ello se debe de contar con un registro auxiliar, en el cual se detallen todas las compras a crédito y sus correspondientes cancelaciones.

No es apropiado que se facilite el "amiguismo" entre personas relacionadas con los procesos de pagos. Las relaciones personales se deben evitar, ya que pueden favorecer la colusión entre funcionarios. Un amigo ordena el pago y otro amigo lo realiza.

La supervisión la debe realizar personal independiente, si es posible los empresarios en forma directa. Debe haber informes a la gerencia de todos los movimientos, y las autorizaciones deben emanar de los mismos.

Auxiliar de Egresos por cuenta.

Para cada cuenta bancaria debe haber un registro auxiliar de sus movimientos: ingresos y egresos, los ingresos se tratan en forma individual.

El auxiliar de egresos y pagos, detalla la fecha y datos de pago, se debe cancelar siempre al que emite la factura, no a terceros.

Se debe incluir columnas a la derecha, que clasifiquen los pagos, de forma en que se puedan comparar y verificar sus totales contra otros registros auxiliares, como los gastos, cuentas por pagar, transferencias entre cuentas de la misma empresa, comisiones e interés pagado por el banco en el que se tiene la cuenta, pagos de présmos e interés, compras de activos.

Comprobantes de egresos.

Todo pago debe ser respaldado por el documento original que se cancela o una copia del mismo -solo en el caso de que el proveedor no haya entregado el original-, a este documento se le debe adjuntar la orden de pago autorizada y el documento de pago -copia de la transferencia o cheque-.

Al entregar el cheque se debe exigir el documento original cancelado, si es transferencia el documento se debe exigir anticipadamente o que sea entregado en el momento en el que se realiza la transferencia.

Ese documento debe ser marcado como cancelado con fecha y número del comprobante de pago. Todos esos documentos se archivan juntos, en el orden del documento de pago.

Debe haber un archivo por cada cuenta bancaria y ordenarse consecutivamente en orden ascendente, en forma periodica se debe hacer un informe-resumen, de los ingresos y egresos de cada cuenta, con sus totales por cada rubro.

Los egresos se deben enlazar -cruzar- con otros documentos, como lo son las planillas o las cuentas por pagar.

Si usted no puede identificar:

a) Cada pago con el documento original que cancela. Hay pagos en los cuales el documento hay que pedirlo directamente, como telecomunicaciones, electricidad, Internet -estos generalmente se solicitan y reciben por correo electrónico-. También se puede pedir el estado anual por todos los pagos. En este tipo de gastos es apropiado elaborar una "planilla" de pagos, unirlos en este documento que constituye la orden de pago. En ella se detallan los números de teléfono, medidores y ubicación, mes y otros, que permitan identificar lo que se cancela.

b) Quién ordena realizar un pago.

c) Quién autoriza la realización anticipada de un pago.

d) Que cada pago realizado cuenta con su documento original que cancela

Si no puede hacer esto, su control interno y administraqtivo es deficiente. Su efectivo puede ser sujeto de usos indebidos.

finanzas@alajuelacontadores.com

Tel:6144 4235

Enlaces:

El ciclo de egresos.